Com a correria do dia a dia e a necessidade de acelerar e otimizar processos, muitos gerentes e gestores de empresas optam por sistemas que ajudam nas atividade, agilizando etapas.

Como exemplo, o Adobe Sign é uma plataforma que ajuda a oficializar assinaturas digitais, contribuindo com a oficialização de processos, iniciativas ou adiantando mudanças estratégicas.

Para entender melhor sobre a plataforma e seus benefícios, confira um pouco mais sobre o assunto!

Qual o conceito e aplicação da assinatura digital?

A assinatura digital é uma alternativa para autenticar documentos sem precisar da assinatura manual. Ela pode ser integrada em documentos, imagens e outros formatos de arquivos, além de ser salva em outros formatos após a inserção da assinatura, como PDFs.

Além de uma assinatura digital, o Adobe Sign permite adicionar textos, datas, cargos e empresa do responsável, facilitando os acordos entre partes envolvidas.

Quais as validações pelo Adobe Sign?

Para que o Adobe Sign possibilite a validação das assinaturas, há algumas etapas que o responsável deve passar para cadastrar as informações. Além disso, o destinatário também pode confirmar informações, garantindo que a assinatura digital é oficial. Como exemplo, confira algumas ações:

Autenticação do signatário

Usando o Adobe Sign, é possível comprovar a identidade do signatário partindo de 3 opções pelo programa:

  1. Solicitar padrão de assinatura: com essa opção, uma primeira solicitação padrão de assinatura é enviada para o e-mail da pessoa, com um link direto ao documento. Esse processo é acompanhado e registrado em uma trilha de auditoria, oficializando a assinatura;
  2. Aprimorar as assinaturas eletrônicas: para aprimorar a assinatura, há uma notificação para que o signatário confirme a identidade antes de abrir o documento, tudo a partir de uma senha;
  3. Conferir ID das assinaturas: como a assinatura digital é cadastrada e oficializada no programa, uma garantia é o ID designado para cada registro, geralmente emitidos por fornecedores do programa.

Intenção e consentimento

Além das comprovações anteriores, o Adobe Sign comprova que as partes assinantes realmente tiveram intenção de realizar essa confirmação. Essa confirmação parte do aceite do signatário na hora de oficializar o documento ou mesmo da hora de realizar a assinatura.

Além disso, os acordos podem ser personalizados com o Adobe Sign para que indiquem partes importantes e os lugares de assinatura obrigatória.

Aprovação final

Para uma prova final da validade de cada documento, o Adobe Sign oferece algumas possibilidades para a segurança dos envolvidos. Como exemplo, há atividades como:

  • Armazenamento de cópias dos documentos assinados pelas pessoas envolvidas, sempre com certificado da Adobe;
  • Criptografia dos arquivos;
  • Armazenamento do documento final na Adobe Document Cloud;
  • Registro das etapas de alterações nos documentos.

Esses exemplos ajudam a otimizar e assegurar os usos da assinatura digital, favorecendo os processos internos e externos da empresa.

Há integrações pelo Adobe Sign?

Além do uso da assinatura digital e das confirmações de identidade, outro benefício do Adobe Sign é a integração do programa com outros softwares e sistemas.

Para aplicativos corporativos, o Adobe Sign pode ser aplicado em Workday, Salesforce, SAP Arriba e Apttus, com essa integração, é possível desenvolver o documento, enviar e acompanhar, centralizando as informações. Além disso, o sistema também pode ser usado em aplicativos de produtividade, como o Dropbox e o Office, facilitando o uso das assinaturas digitais.

O uso do Adobe Sign também pode ser voltado para outras soluções na empresa, basta conversar com o fornecedor que trabalha com os planos de assinatura da Adobe e entender os melhores direcionamentos.Gostou de saber um pouco mais sobre as assinaturas digitais e o uso do Adobe Sign para aumentar a segurança da empresa?

Aproveite para entender melhor a Lei LGPD e como fazer com que sua instituição acompanhe as mudanças.